WordPress

Компенсация за несвоевременную выплату аванса по командировкам

Компенсация за несвоевременную выплату аванса по командировкам - картинка 1
Предлагаем ознакомиться со статьей на тему: "Компенсация за несвоевременную выплату аванса по командировкам" с комментариями и выводами от практикующих специалистов.

Содержание

Компенсация за несвоевременную выплату аванса по командировкам

Вопрос: В связи с отсутствием денежных средств командировочные расходы оплачены работнику спустя две недели после его возвращения, при этом аванс не был перечислен. Должен ли работодатель выплатить денежную компенсацию за задержку оплаты командировочных расходов, если сроки возмещения командировочных в организации не установлены? Если должен, то как рассчитать и за какие дни?

Ответ: Перед началом командировки работодатель должен выплатить аванс работнику. Что касается компенсации расходов, понесенных сверх выданного аванса, порядок их компенсации, в том числе сроки выплаты, должен быть установлен в локальном акте организации.
В случае отсутствия такого порядка возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, по нашему мнению, работодатель может быть привлечен к административной ответственности согласно ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Р.А. Исмаилов
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
12.01.2017

http://kommentarii.org/2018/vopros_otvet/administrativnoe/04/page29.html

Как правильно выдавать аванс на командировку

Когда сотрудник отправляется в командировку, работодатель должен не просто выплачивать ему средний заработок, но и компенсировать возникающие в поездке расходы. И здесь часто возникает вопрос: можно ли не выплачивать такую компенсацию в виде аванса, а выдать деньги уже после возвращения работника в офис?

Сегодня поговорим о том, как правильно выплачивать аванс на командировку.

Какие расходы в командировке нужно компенсировать

Согласно ТК РФ, расходы на командировку должен оплачивать работодатель. Это логично, ведь сотрудник отправляется в другой город для выполнения служебного задания. В поездках часто возникают расходы, которых бы не было, если работник продолжал находиться в месте проживания. Вот несколько примеров таких трат:

  • оплата проезда;
  • аренда жилья в командировке;
  • дополнительные расходы из-за проживания вне дома.

Соответственно, компания должна компенсировать работнику затраты на проезд и проживание, а также выплачивать суточные, чтобы он мог покрывать дополнительные расходы.

Все это, помимо выплаты, собственно, среднего заработка – сотрудник не может оставаться без зарплаты в поездке.

Можно ли компенсировать расходы после возвращения

Распространенный вопрос: можно ли не выдавать аванс на командировочные расходы, а оплатить их по факту уже после? Вдруг аванс окажется слишком большим.

Простой ответ: по нынешним нормам так делать нельзя. Компания обязана выплатить аванс на командировку. Причем, включать он должен не только компенсацию оплаты проезда и проживания, но и суточные за все дни поездки.

Даже в том случае, если сотрудник согласен отправиться в командировку без аванса, делать так нельзя. Суточные – это доход работника, и их невыплата будет расцениваться с точки зрения закона как задержка зарплаты. Соответственно, для работодателя это повлечет неприятности.

За сколько дней до поездки выдавать аванс

Жестких правил нет, главное – аванс нужно перечислить до начала поездки. Конкретные сроки компания может прописать в Положении о командировках.

Важный момент, который также следует учесть в этом документе – это размер суточных. Стоит помнить, что существуют лимиты суточных, не облагаемых НДФЛ. В 2020 году порог составляет 700 рублей в день для поездок по России и 2500 рублей в день для заграничных командировок. При превышении этих лимитов нужно будет платить налог и взносы в фонды. Но никто не мешает работодателю установить суточные и выше этого лимита.

Можно ли не выдавать аванс на командировку

Если компания не выдаст сотруднику аванс перед его отправлением в деловую поездку, то он не сможет и составить авансовый отчет. У этого факта могут быть и негативные последствия. Прежде всего, в поездке работник неизбежно будет нести расходы, которые компания затем должна будет компенсировать.

Но поскольку расходы осуществляются от имени работника и за его счет, а деньги он потом получает от компании, налоговые органы могут посчитать это коммерческими отношениями между ним и организацией. В итоге у сотрудника возникнут налоговые обязательства.

В таких случаях нужно внимательно подходить к составлению отчетности. Компания может установить форму отчета о произведенных расходах при отсутствии аванса. Эту форму и подтверждающие расходы документы обязательно нужно использовать при оформлении командировки.

http://b2b.onetwotrip.com/blog/business-trip/kak-pravilno-vydavat-avans-na-komandirovku/

За не вовремя выплаченные суточные работодателя могут оштрафовать

Суточные должны быть выплачены заранее

Как и другие расходы, связанные с командировкой, суточные должны быть выплачены работнику авансом. Таково прямое требование действующего законодательства (п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749).

Суточные нужно выплатить за все дни нахождения в командировке, в том числе, за выходные и нерабочие праздничные дни, пришедшиеся на командировочный период (подробнее об этом см. «Суточные выплачиваются, в том числе, и за выходные дни»).

Конкретного срока выплаты суточных законом не установлено. Поэтому организации и индивидуальные предприниматели, направляющие работников в служебные командировки, должны определиться со сроком самостоятельно (подробнее об этом см. «Срок выплаты суточных перед поездкой остается на усмотрение работодателя»).

Размер возмещения понесенных расходов может быть установлен организацией в зависимости от статуса командированного сотрудника. Дело в том, что совершенно не обязательно устанавливать единые для всех лимиты расходования денежных средств в служебных командировках. Так, для руководства компании может быть установлен повышенный размер компенсации командировочных расходов, а для рядовых сотрудников лимиты расходования денег в командировке могут быть более скромным (подробнее об этом см., «Различным категориям работникам можно установить разный размер суточных»).

Закон лучше не нарушать

С выплатой суточных лучше не тянуть и правилом об их выплате авансом не пренебрегать. Дело в том, что за несвоевременную выплату суточных предусмотрена ответственность, как административная, так и материальная (ст. 236 ТК РФ, ст. 5.27 КоАП РФ).

Административная ответственность

Несвоевременная выплата суточных квалифицируется как задержка зарплаты. За данное нарушение предусмотрен штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • для организации – от 30 000 до 50 000 рублей;
  • для индивидуального предпринимателя – от 1 000 до 5 000 рублей;
  • для должностного лица – от 1 000 до 5 000 рублей.

Материальная ответственность

Кроме административного штрафа за несвоевременную выплату суточных предусмотрена материальная ответственность в виде выплаты компенсации за задержку зарплаты (ст. 236 ТК РФ). Если компенсацию не выплатить добровольно, то работник добьется ее выплаты через суд. Тем более, что суды, разбирая такие споры, встают на сторону работников (см., например, апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 13.07.2015 №33-10274/2015).

Уголовная ответственность

Если будет доказано, что задержка выплаты произошла вследствие прямой или косвенной заинтересованности руководителя, то на него может быть заведено уголовное дело по статье 145.1 УК РФ (приговор Новомосковского городского суда Тульской области от 06.08.2013 №б/н).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

http://blogkadrovika.ru/shtraf-za-nevyp-sutoch/

К чему в учете приведет невозврат аванса, выданного перед командировкой?

Компенсация за несвоевременную выплату аванса по командировкам - картинка 2

Работник перед командировкой получил аванс для возмещения возможных расходов. Если он не возвращает аванс полностью или частично и не предоставляет оправдательных документов, возникает ли в какой‑то момент база для обложения НДФЛ и страховыми взносами?

Когда надо отчитаться по командировке?

Далее в п. 26 Положения говорится, что по возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. Эта норма, очевидно, призвана прежде всего защитить интересы работодателя, устанавливая специальные правила погашения задолженности работника перед ним по командировочным расходам. Работник должен представить документы, подтверждающие расходы, либо вернуть денежные средства, подтверждения расходования которых нет.

Разумеется, часть командировочных средств не подлежат документальному подтверждению. Согласно п. 3 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ это суточные и расходы по найму жилого помещения (и те, и другие в отдельности в размере не более 700 руб. за каждый день в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день в заграничной командировке). Иные расходы, связанные с командировкой, должны подтверждаться документально.

Пункт 26 Положения сформулирован так, что из него, по нашему мнению, можно сделать следующий вывод: трехдневный срок относится только к представлению авансового отчета, поскольку об окончательном расчете отдельно говорится, что он должен быть произведен, а не представлен.

Поэтому по поводу срока произведения окончательного расчета надо обратиться к п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенного порядка ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства [2] . Им установлено, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

То есть законодательно конкретный срок возврата не израсходованных в командировке сумм не предусмотрен, этот срок должен определить руководитель, на что указывается в Постановлении АС МО от 01.02.2017 № Ф05-21676/2016 по делу № А40-143426/2016.

Если работник потратил денег меньше, чем ему выдали, то должен вернуть в кассу неизрасходованные деньги, полученные под отчет.

Контролеры требуют пополнить бюджет

Причем, по мнению финансистов, поскольку данные суммы не являются командировочными расходами, к ним не применяются п. 3 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ об освобождении от обложения НДФЛ и страховыми взносами. Правда, неясно, в какой момент образуется облагаемый доход. Финансисты в указанном разъяснении об этом умолчали. Ведь у работодателя должна быть полная уверенность в том, что денежные средства работник не возвратит.

Исключение – случай, когда подтверждающие документы попросту утеряны работником, а работодатель, тем не менее, произвел ему компенсацию, считая причины утери уважительными. В этом случае обложение надо производить уже на момент выплаты компенсации, так как ясно, что возврата средств не ожидается (см. Постановление ФАС ЗСО от 23.12.2013 по делу № А27-1862/2013).

В Письме от 27.03.2015 № 03‑04‑07/17023 [3] чиновники утверждают, что определение дохода, подлежащего налогообложению, с учетом положений п. 3 ст. 217 НК РФ производится организацией – налоговым агентом в момент утверждения авансового отчета работника (там идет речь о том, что командированному была авансом выплачена излишняя сумма суточных).

В настоящее время действует иное правило: дата фактического получения дохода определяется как последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Но ни в момент утверждения авансового отчета, ни в последний день соответствующего месяца нельзя достоверно утверждать, что излишняя сумма выданных командировочных не будет возвращена работником. Поэтому названная норма, по нашему мнению, должна применяться с условием, что между работодателем и работником достигнуто условие о невозвращении денежных средств.

Любопытно, что в Письме Минфина России от 14.01.2013 № 03‑04‑06/4-5 утверждается: денежные средства, выданные работнику под отчет при направлении в командировку, не могут рассматриваться в качестве экономической выгоды и, соответственно, дохода до возвращения работника из командировки и утверждения руководителем организации представленного работником в установленном порядке авансового отчета исходя из фактического времени нахождения в командировке и имеющихся оправдательных документов.

Формально получается, что если нет авансового отчета (за нарушение срока его представления законодательно наказание не установлено), то нельзя определить доход работника. Однако порядок представления отчета по командировке может определить сам работодатель локальным нормативным актом – и при нарушении этого порядка он вправе спросить с работника как отчет, так и неиспользованные денежные средства.

Нет у работника дохода – нет и облагаемой базы

Следовательно, эти денежные средства не являются для физического лица экономической выгодой и не относятся к его доходу (см. также Определение ВС РФ от 21.04.2016 № 306‑КГ16-3205 по делу № А65-2127/2015). Работодатель должен принять меры по возврату этих денежных средств, вплоть до обращения в суд. Предполагается, что эти средства не могут остаться у работника, значит, он не сможет их использовать в своих интересах.

Напомним, что до 01.01.2017 страховые взносы исчислялись и уплачивались не налоговой службой, а органами контроля внебюджетных фондов. В связи с этим интересно мнение, изложенное в п. 5 приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 № 02‑09‑11/06-5250.

Орган контроля рассудил примерно так же, как судьи в Постановлении ФАС ПО № А55-15647/2012. Он указал, что на основании ст. 137 ТК РФ выданные под отчет денежные средства, по которым авансовый отчет работник своевременно не представил, признаются его задолженностью перед организацией и могут быть удержаны из зарплаты работника. Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты в течение месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Если работодатель удержал из зарплаты работника вышеуказанные денежные средства на основании ст. 137 ТК РФ, объекта обложения страховыми взносами не возникает.

И только если работодатель принимает решение не удерживать упомянутые суммы, они рассматриваются как выплаты в пользу работников в рамках трудовых отношений и будут облагаться страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Более того, если работник представит авансовый отчет с подтверждающими документами (с копиями товарных чеков на приобретение товаров, работ (услуг), счетами, накладными) в случае, когда организация уже начислила страховые взносы на упомянутую сумму выплат, организация вправе произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов и сумм начисленных и уплаченных взносов.

Таким образом, при анализе природы задолженности работника по выданным ему командировочным средствам выходит, что задолженность не может быть включена в его доход с целью обложения НДФЛ и страховыми взносами ни в какой момент.

Конечно, у чиновников на этот счет другое мнение. В том числе о нем могут заявить налоговики во время проверки. То есть, если работодатель не получил указанные суммы от работника, он должен совершить некоторые действия, свидетельствующие о его намерении обозначенную задолженность восполнить. Это будет подтверждать, что данная сумма не останется навсегда в распоряжении работника и соответственно не должна облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

http://www.klerk.ru/buh/articles/473355/

Определение Московского городского суда от 20.07.2010 по делу N 33-21545 Исковые требования о взыскании задолженности по заработной плате и компенсации за задержку ее выплаты удовлетворены правомерно, поскольку ответчик незаконно удержал при увольнении командировочные расходы, что подтверждают представленные истцом копии проездных документов, документов по оплате проживания; недостижение же командированным сотрудником цели командировки не может служить основанием к удержанию аванса при увольнении, выплаченного в счет уплаты командировочных расходов.

МОСКОВСКИЙ ГОРОДСКОЙ СУД

от 20 июля 2010 г. по делу N 33-21545

Судебная коллегия по гражданским делам Московского городского суда

в составе председательствующего Базьковой Е.М.

и судей Харитонова Д.М., Дегтеревой О.В.

при секретаре Б.

заслушав в открытом судебном заседании по докладу Дегтеревой О.В.

дело по кассационной жалобе ООО “Рэйл Инвест“ на решение Гагаринского районного суда г. Москвы от 09 марта 2010 г., которым постановлено:

Взыскать с ООО “Рэйл Инвест“ в пользу Г. невыплаченную заработную плату в размере 60524 руб. 70 коп., компенсацию за задержку выплаты заработной платы в размере 1609 руб. 30 коп., всего взыскать 62134 руб. (шестьдесят две тысячи сто тридцать четыре рубля).

В удовлетворении остальной части

исковых требований — отказать.

Г. обратился в суд с иском к ООО “Рэйл-Инвест“ о взыскании задолженности по заработной плате, компенсации за задержку выплаты заработной платы, указывая в обоснование исковых требований на то, что с 06 апреля 2009 года работал в должности юрисконсульта в ООО “Рэйл-Инвест“. 17 ноября 2009 года истец был командирован в пгт , на командировочные расходы ему было выдано 64200 руб., после возвращения из командировки 27 ноября 2009 года им был составлен отчет о командировке, в котором он указал на объективную невозможность достижения цели командировки, данный отчет не устроил работодателя и не был им принят, в связи с чем, при увольнении и производстве окончательного расчета 08 декабря 2009 года с истца была незаконно удержана сумма, выданная ему на командировочные расходы в размере 64200 руб., которую истец просил суд взыскать и компенсацию за задержку выплаты.

Истец в суде просил удовлетворить исковые требования.

Представитель ответчика по доверенности М. просил отказать в удовлетворении исковых требований.

Суд постановил приведенное выше решение, на отмену которого направлена кассационная жалоба ООО “Рэйл-Инвест“.

Проверив материалы дела, выслушав представителя ООО “Рэйл-Инвест“ по доверенности М., Г., обсудив доводы кассационной жалобы, судебная коллегия не находит оснований к отмене решения суда, постановленного в соответствии с требованиями закона и фактическими обстоятельствами дела.

Разрешая заявленные требования, суд пришел к правильному выводу о том, что требования по иску о взыскании незаконно удержанных при увольнении командировочных расходов, процентов за просрочку выплат основаны на законе и правомерно удовлетворены судом.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной

работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Судом первой инстанции установлено, что Г. с 06 апреля 2009 года был принят на работу в ООО “Рэйл Инвест“ в должности юрисконсульта.

Приказом работодателя от 13 ноября 2009 г. Г. был направлен в служебную командировку в в терминал ООО “ “ сроком на 14 дней с 17 ноября 2009 года по 30 ноября 2009 года с целью проведения межевания земельного участка, оформления паспортов на законченные строительством объекты, командировка осуществлялась за счет ООО “Рэйл Инвест“.

Платежным поручением от 13 ноября 2009 года истцу работодателем были перечислены денежные средства в размере 64200 руб. в качестве командировочных расходов в пгт .

Согласно отметкам в командировочном удостоверении, истец выбыл из г. Москвы 17 ноября 2009 года, прибыл в пгт 19 ноября 2009 года, выбыл из 26 ноября 2009 года, что подтверждается отметками ООО “ДВТГ-Терминал“.

Приказом от 27.11.2009 года Г. уволен с 27 ноября 2009 года на основании заявления по собственному желанию, с приказом был ознакомлен под роспись 27 ноября 2009 года.

Приказом N 12/ок от 27 ноября 2009 года, в связи с непредоставлением документов, подтверждающих командировочные расходы (авансовый отчет, командировочное удостоверение, служебное задание) во время командировки в пгт Забайкальск, из зарплаты Г. была удержана сумма аванса,

перечисленная на командировочные расходы сотрудника (л.д. 43).

Окончательный расчет с работником был произведен работодателем 08 декабря 2009 года, когда платежным поручением работнику были перечислены денежные средства в размере 24909 руб. в качестве заработной платы за ноябрь 2009 года и компенсации за неиспользованный отпуск за вычетом суммы аванса, перечисленной на командировочные расходы сотрудника.

Разрешая заявленные требования, суд допросив свидетелей, исследовав представленные доказательства, пришел к обоснованному выводу о том, что в пользу истца подлежат взысканию расходы связанные с командировкой незаконно удержанные при увольнении ответчиком в размере 60524 руб. 70 коп. и компенсация за несвоевременную выплату сумм в порядке ст. 236 ТК РФ в размере 1609 руб. 30 коп.

Расчет денежных сумм подлежащих ко взысканию истцу произведенный судом, ответчик в жалобе не оспаривает.

Судебная коллегия полагает, что решение не противоречит собранным по делу доказательствам и требованиям закона.

В силу ст. 56 ГПК РФ каждая сторона должна доказать те обстоятельства, на которые она ссылается как на основание своих требований и возражений.

Доводы жалобы о том, что истцом не была выполнена цель командировки в связи с чем, у ответчика отсутствовали основания к оплате командировочных расходов на выводы изложенные в решении не влияют, поскольку указанные основания в виде недостижения командированным сотрудником цели командировки не могут служить основанием к удержанию при увольнении, выплаченного в счет оплаты командировочных расходов.

Ссылка в жалобе на то, что судом неправомерно не приняты во внимание обстоятельства нахождения в командировке в пгт истцом, а также того, что трудовые обязанности Г. в командировке не исполнял не влекут отмену решения суда, поскольку направлены на переоценку представленных доказательств, которым в суд в

решении в порядке ст. 67 ГПК РФ дал правовую оценку.

Указание в жалобе на то, что истцом по возвращении из командировки не были представлены оригиналы документов, подтверждающих расходы на командировку, а также отчет о командировке, что явилось основанием для удержания из заработной платы истца аванса на командировочные расходы опровергается представленными суду доказательствами, приказом от 27.11.2009 г. об удержании из заработной платы истца аванса на командировочные расходы, а также копией почтового уведомления о вручении документов, направленных истцом 15 декабря 2009 года в ООО “Рэйл Инвест“.

Кроме того, истцом суду в порядке ст. 56 ГПК РФ были представлены копии проездных документов, документов по оплате проживания в гостиницах, а также документы, подтверждающие обоснованность иных расходов в командировке в пгт , копии командировочного удостоверения и служебного задания, которые были получены представителем ответчика 24 февраля 2010 года.

Другие доводы жалобы направлены на переоценку доказательств представленных сторонами суду, не содержат оснований в порядке ст. 362 ГПК РФ для отмены решения.

Судебная коллегия полагает, что решение суда не противоречит собранным по делу доказательствам и требованиям закона, а доводы Ф.И.О. тем доводам, которые были заявлены ответчиком в суде первой инстанции, им дана соответствующая оценка, с которой судебная коллегия согласна.

Суд первой инстанции с достаточной полнотой исследовал обстоятельства дела. Значимые по делу обстоятельства судом установлены правильно. Нарушений норм материального процессуального закона коллегией не установлено, в связи с чем, оснований для отмены решения суда не имеется.

Руководствуясь ст. 360, п. 1 ст. 361 ГПК РФ, судебная коллегия

Решение Гагаринского районного суда г. Москвы от 09 марта 2010 г. — оставить без изменения, кассационную жалобу — без удовлетворения.

http://resheniya-sudov.ru/2010/78164/

Компенсация за несвоевременную выплату аванса по командировкам

О.А. Пономарева,
начальник отдела кадров

Письмо Минфина России от 20.10.2017 № 02-06-05/68733 (далее — Письмо № 02-06-05/68733) разъясняет особенности предоставления отчетов государственных служащих, отправленных в командировку без аванса. На практике указанное письмо применяется при недостаточных суммах аванса и не только федеральной госслужбой (далее — служба), но и региональными органами власти, а также органами местного самоуправления в отношении муниципальных служащих.

Трудовое законодательство

Основные моменты Порядка № 813

В соответствии с Порядком № 813 при направлении служащего в командировку ему гарантировано сохранение должности и денежного содержания, а также возмещение расходов.

Проезд к месту командирования и обратно

Расходы на проезд к месту командирования и обратно к постоянному месту прохождения службы включают оплату:

услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей;

Компенсация за несвоевременную выплату аванса по командировкам - картинка 8

Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

В данном случае предоставлена только часть документа для предварительного ознакомления.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно прейскуранту.

http://www.referent.ru/40/11570

Оплата командировок: по среднему заработку, суточных

Последние изменения: Январь 2020

Наличие иногородних поставщиков и покупателей, представительств и филиалов без статуса юридических лиц, требуют от предприятий периодических поездок работников на территорию других населённых пунктов. При соответствующем оформлении документов и подтверждении цели, связанной с производственной деятельностью организации, поездка считается командировкой. Бухгалтерам предстоит ответить на вопросы: когда и как оплачивается командировка? Как рассчитывается зарплата в командировке?

Законодательное регулирование

Компенсация за несвоевременную выплату аванса по командировкам - картинка 9Согласно Трудовому Кодексу (ТК) России (статья 166) служебная командировка – поездка работника по приказу работодателя в иной населённый пункт для выполнения конкретного индивидуального задания на определённый срок (заключение договоров, сопровождение грузов, участие в семинарах и симпозиумах, проверка деятельности подчинённых организаций). Если работа по специфике имеет разъездной характер (геологи, дальнобойщики, вахтенный метод), то поездка к командировке не относится.

ТК РФ гарантирует возмещение командировочных расходов (статья 167), и регламентирует перечень (статья 168):

    Оплата проезда при наличии подтверждающих документов по фактическим расходам, не превышающим стоимости:
    железнодорожным транспортом – купейного вагона пассажирского или скорого поезда; самолётом – салона эконом класса; автотранспортом – средства передвижения общественного пользования за исключением такси.
    наименования организации или частного лица с указанием соответствующих индивидуальных данных; сведений о предоставляемом номере и спектре услуг (если входит питание, то должно быть прописано отдельной строкой); цены за сутки, количества дней и полной стоимости.
    в пределах Российской Федерации – 700 рублей; на территории ближнего и дальнего зарубежья – 2500 рублей.

Документальное оформление

Локальный внутренний документ, рекомендуемый для предприятий и предпринимателей ведущими редакторами и аудиторами – разработанное «Положение о командировках». В документе важно прописать размер суточных, документооборот, за сколько дней до командировки выдаются командировочные в части аванса. Формально аванс на приобретение транспортных билетов может быть выдан сразу после создания приказа.

Приказ о командировке

Документальное оформление служебной поездки начинается с оформления приказа руководителя предприятия, включающего:

    ФИО и должность работника; цель командировки; срок поездки; населённый пункт; проблемы, требующие решения.

При необходимости задержки руководителем создаётся дополнительный приказ о продлении срока поездки.

Авансовый отчёт

Отражение расходов в учёте, оплата командировки и окончательный расчёт с подотчётным лицом производятся на основании авансового отчёта, который предоставляется в бухгалтерию в течение 3-х рабочих дней после прибытия.
Приложениями к отчёту являются сопроводительные документы:

    транспортные билеты; счета, чеки и квитанции; комиссионные сборы; пошлина за получение документации; расходы по обмену валют; провоз багажа и оплата камер хранения; документы о проживании; копия загранпаспорта с отметками о пересечении границ; путевые листы при передвижении на автомобильном транспорте и чеки заправочных станций.

После проверки отчёта бухгалтером и утверждения руководителем перерасход денежных средств возвращается в кассу предприятия, задолженность выплачивается работнику. Если переходящая командировка, в каком месяце начислять расходы и отражать в учёте, свидетельствует дата утверждения отчёта, формирующая бухгалтерские проводки.

Расчёт командировочных

Денежные средства, выдаваемые под отчёт работнику при загранкомандировках, могут быть как в российских рублях, так и в валюте страны, куда отправляется сотрудник. После прибытия делается перерасчёт по курсу Национального банка. Имеется также ряд нюансов при поездках на различные сроки.

Однодневная командировка

Поскольку минимальный срок командировки законодательством не установлен, то работодатель имеет право отправить сотрудника в иной населённый пункт на один день. При подтверждении связи с хозяйственной деятельностью такая поездка признаётся командировкой с оплатой проезда.

Формально получается, что предприятие не может выплатить возмещение без обложения НДФЛ и социальными взносами. Рекомендация – во внутренних документах создать пункт, объясняющий отсутствие у работника экономической выгоды, благодаря чему не происходит обложение НДФЛ. Косвенным подтверждением в защиту данной позиции является письмо Минфина РФ от 01.03.2013 №03-04-07/6189.

Командировка с превышением суточных

Предприятие внутренним распорядительным документом имеет право нормировать размер суточных, как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения. Конкретная сумма фиксируется в трудовом договоре с работником и может быть дифференцированной среди сотрудников.

Например, работник выбыл в командировку 05.10.2018 в 23.15, а прибыл 14.10.2018 в 00.45, суточные согласно внутреннему распорядку – 900 рублей. Тогда:

  1. Количество дней 10, поскольку 05.10 и 14.10 попадают в расчёт.
  2. Суточные с превышением лимита: (900-700)*10=2000 рублей;
  3. НДФЛ: 2000*0,13=260 рублей.

Чтобы полностью рассчитать командировочные выплаты, нужно добавить документально подтверждённые расходы, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью.

Переходящая командировка

На практике часто возникают ситуации, когда работник уезжает в командировку в одном месяце, а возвращается в другом отчётном периоде. Если поездка переходит на следующий месяц, как оплатить командировку, когда и в каком размере включить в расходы? Существуют ли ограничения при выплате аванса? – вопросы, возникающие у бухгалтеров.

Бухгалтерские проводки приведены в таблице:

ДатаДтКтСуммаОперация
27.09.201871506000 руб.Выдан аванс на командировку
04.10.20182071500*6+1500+1400+5000=10900 руб.Утверждён авансовый отчёт
04.10.2018715010900-6000=4900 руб.Произведён окончательный расчёт

Оплата труда и командировка

Начисление заработной платы командировочному работнику осуществляется по среднему заработку. Расчётным периодом считается календарный год, предшествующий месяцу начала поездки или число месяцев в случае работы в штате предприятия менее года. Из расчёта исключаются отпускные, больничные, время простоя.

Если рабочее время в командировке соответствует рабочему времени на предприятии, то технически рассчитывается:

    среднедневная зарплата: полученная суммарная зарплата за год делится на число фактически отработанных дней; фонд оплаты труда: среднедневной заработок умножается на количество рабочих дней, пришедшихся на поездку; если оплата по среднему заработку существенно ниже тарифной ставки или должностного оклада, то возможна доплата до соответствующего размера при условии отражения во внутренних документах.

Знание правовых аспектов начисления и оплаты командировочных расходов позволяет грамотно выстроить цепочку «кадровый учёт – бухгалтерия – работник – бюджет», высокопродуктивно работать с проверяющими структурами, оптимизировать бухгалтерский учёт и налогообложение.

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:


http://zakon-dostupno.ru/oplata/kak-oplachivaetsya-komandirovka/

Литература

  1. Правоведение для сельскохозяйственных и ветеринарных вузов. Учебник. — М.: Юрайт, 2015. — 524 c.
  2. Кудрявцев И. А., Ратинова Н. А. Криминальная агрессия; Издательство МГУ — Москва, 2013. — 192 c.
  3. Все о пожарной безопасности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. — М.: Альфа-пресс, 2013. — 480 c.
  4. Практика адвокатской деятельности / Под редакцией Л.И. Трунова. — М.: Юрайт, 2016. — 748 c.
  5. Теория государства и права в вопросах и ответах:Учебно-методическое пособие. -5-е изд. исп. — Москва: ИЛ, 2015. — 725 c.

Добавить комментарий

Мы в соцсетях

Подписывайтесь на наши группы в социальных сетях